Trabajar con documentos

Dónde. Están. Los. Papeles. 

Si estas cuatro palabras te resultan familiares, tenemos una mala noticia: tu empresa no tiene una buena gestión documental. 

Piénsalo bien. 

¿Cuántas veces has perdido el norte buscando esa factura rebelde? 

¿Cuántos cafés habrías podido tomarte si hubieras dejado bien localizada esa carpeta?

Guardas tus fotos en el móvil. Usas Google Docs. Recibes tus facturas de luz por correo. Pero en la oficina sigues almacenando en papel un montón de documentos que, además, suelen ser bastante importantes. 

Tras la pandemia, el futuro será aún más digital y tú no puedes quedarte atrás. Te contamos en cinco sencillos pasos cómo ahorrar tiempo y dinero en gestión documental. 

1- Echa un vistazo a todos tus papeles

Date un paseo por el archivo y piensa qué es lo que más sueles imprimir. Pueden ser nóminas, contratos, bajas, ausencias, factura o cualquier otro documento típico de oficina. 

Seguro que encuentras alguno. Es estadística pura. Según los últimos datos de Eurostat publicados este abril, España está a la cola de los países con empresas de alta intensidad digital. De 28 candidatos, nosotros ocupamos el puesto 22. Eso quiere decir que no estamos aplicando toda la tecnología que necesitamos en nuestras oficinas. No es un buen puesto. 

2- Calcula cuántos árboles estás talando

El futuro es libre de papel. Cada vez somos más verdes y los inversores buscan en verde. ¿Has pensado cuántos árboles se podrían estar talando por no tener una buena gestión documental?

Vamos a ayudarte a calcularlo: 

• 200.000 folios son una tonelada de papel. 
• Una tonelada de papel son 24 árboles talados. 
• Si todas las nóminas de todos los empleados de España (13.448.000) se imprimieran en papel (2 copias por 12 meses), cada año se gastarían solo en eso más de 161 millones de folios. 

En otras palabras: 17,568 árboles, o casi toda la extensión arbórea del Parque del Retiro. 

¿Y si todas las empresas de España imprimieran, además de nóminas, contratos y bajas?

Los contratos ocupan 5 hojas y 2 copias y las bajas tienen una extensión de 3 hojas y 2 copias. Resultado: 77.664 árboles al año. En apenas un lustro consumiríamos casi toda la superficie la Comunidad de Madrid en árboles. El Parque del Retiro se quedaría completamente desierto.  En apenas un lustro consumiríamos la equivalencia a casi toda la superficie de la Comunidad de Madrid en árboles.

3- Y el dinero que estás perdiendo

Si todavía no te parece que necesites una buena gestión documental, tenemos otra noticia que darte: los empleados en España pierden una media de tres horas al día en tareas improductivas como buscar documentación en archivos físicos. 

Y el tiempo es dinero. 

Una compañía de más de 500 empleados podría estar perdiendo hasta 85.000 euros al año en una gestión documental improductiva. ¿Y la tuya? 

Si ese es el caso para una empresa al uso, no hace falta que te digamos hasta donde puede llegar la cifra en el caso de una gestoría, una asesoría o un bufete de abogados, donde los grandes archivos documentales son el pan de cada día y deben conservarse, por ley, un mínimo de seis años dependiendo del tipo de documento y su relevancia. 

En un despacho así se hace imprescindible contar con un buen programa que permita subir a la nube todos y cada uno de los documentos a golpe de un click. 

Para solucionarlo Venzia ha lanzado Seidoc, un software para digitalizar y automatizar documentos administrativos como los que tienes todavía en carpetas y que promete ahorrarte una enorme cantidad de horas de trabajo para que puedas tomarte tranquilamente ese café de buena mañana.

Seidoc te permite: 

• Digitalizar todo tipo de documentos de oficina, incluyendo nóminas, contratos, facturas, bajas o ausencias

• Hacer volcados masivos sin límite de espacio, documentos, firmas o invitados
  
• Separar automáticamente PDFs, como nóminas o facturas, y distribuirlos. Por ejemplo: si tienes un PDF de 50 nóminas, lee el DNI de cada empleado, genera una carpeta para cada uno y envía un aviso automático para su firma
  
• Tener un site propio y privado en el que almacenar el archivo digital, con un administrador e invitados
  
• Firmar biométricamente desde el teléfono móvil cualquier documento en óptimas condiciones de seguridad
  
• Avisar automáticamente al empleado cada vez que se necesite su acción en algún documento
  
• Tener reglas de clasificación pre-configuradas y diseñar otras según las necesidades de tu empresa
  
• Editar online contenidos desde Office o Google Docs

4- Piensa en lo que necesitas

Como ya te hemos comentado, la pandemia provocada por el coronavirus ha dejado claro que necesitamos estar presentes al cien por cien en la nube. No hacerlo puede implicar graves consecuencias en el futuro. 

Javier Martínez, CEO de Venzia, lo tiene muy claro: “Ahora mismo, por el distanciamiento entre personas, se pueden perder negocios al no poder firmar un contrato en condiciones de seguridad”.

¿Te has planteado alguna vez cuánto te puede llevar la firma física de un contrato? Revisarlo, imprimirlo, hacer copias, que lo firme el candidato, revisarlo de nuevo, enviarlo a otros departamentos… puede llevarte hasta 3 horas laborales y un gasto de 39 euros por candidato. Suena agotador. 

Seidoc, el software de Venzia, lo acorta a dos pasos muy sencillos. Permite volcar los datos de registro del empleado para generar automáticamente el contrato y enviárselo para que lo firme con el móvil. En menos de 10 minutos, tienes todo listo.

Y también juega un papel documental a la hora de facturar. Según el Ministerio de Industria, las empresas que utilizaron la factura electrónica se ahorraron en 2018 más de 118 millones de euros. La diferencia de gasto entre una factura en papel y una digital es abismal: 3 € frente a 0,12 €. Con Seidoc podrás automatizar todo el proceso para que tenga listas y almacenadas las facturas en menos de 10 minutos. 

5- Apuesta por el futuro

Donde hay digitalización hay eficiencia. Y uno de los primeros pasos en el camino es apostar por una buena gestión documental. Optimizar procesos con programas como Seidoc genera valor de manera continuada. Y no solo eso: permite a ejecutivos y empleados enfocar su tiempo en la oficina hacia otras tareas más importantes.

Ahora mismo Seidoc es Beta cerrada por lo que el precio, con todas las funciones que te hemos contado, ronda entre los 60 y los 80 euros al mes. Una vez concluida esta fase, el precio no pasará de los 120 euros, menos de lo que gastas en papel en una semana.

Recuerda: avanzar hacia una buena gestión digital no es solo romper con el pasado, es seguir existiendo en el futuro.