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Seidoc

Seidoc

Documentos en la nube

Trabajar con documentos

Compartir carpetas sensibles

febrero 19, 2021 by Cristina Martín

¿Tus colaboradores tienen acceso a más contenido del que necesitan?

Lo habitual es que tu administrador decida qué carpetas del sistema puede ver en red un empleado o colaborador.

También es normal que se dé acceso a más cosas de las necesarias.

Y esto tiene dos problemas:

– Falta de eficiencia. Porque tus empleados tienen que navegar entre un sinfín de carpetas irrelevantes para ellos.

– Brecha de seguridad. Porque, al todo lo que cuelga de un directorio, un colaborador externo puede acceder a información sensible que no quieres que conozca.

¿Cómo evitar estos problemas de seguridad y eficiencia?

Con Seidoc puedes crear espacios compartidos donde cada miembro del equipo ve únicamente lo que tú quieres que vea.

Compartiendo carpetas y ficheros con quien lo necesites, sea entre departamentos de tu empresa o un colaborador externo.

Sin brechas de seguridad. Sin accesos a información sensible. Sin búsquedas infinitas hasta dar con el documento que buscas.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar tus #ProcesosDocumentales de tu empresa no lo dudes y contáctanos.

Estaremos encantado de poder ayudarte.

Archivado en:Almacenar en la nube, Compartir, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Compartir, Espacios compartidos, Gestión Documental, Trabajar con Documentos

Gestión documental

diciembre 8, 2020 by Cristina Martín

Dónde. Están. Los. Papeles. 

Si estas cuatro palabras te resultan familiares, tenemos una mala noticia: tu empresa no tiene una buena gestión documental. 

Piénsalo bien. 

¿Cuántas veces has perdido el norte buscando esa factura rebelde? 

¿Cuántos cafés habrías podido tomarte si hubieras dejado bien localizada esa carpeta?

Guardas tus fotos en el móvil. Usas Google Docs. Recibes tus facturas de luz por correo. Pero en la oficina sigues almacenando en papel un montón de documentos que, además, suelen ser bastante importantes. 

Tras la pandemia, el futuro será aún más digital y tú no puedes quedarte atrás. Te contamos en cinco sencillos pasos cómo ahorrar tiempo y dinero en gestión documental. 

1- Echa un vistazo a todos tus papeles

Date un paseo por el archivo y piensa qué es lo que más sueles imprimir. Pueden ser nóminas, contratos, bajas, ausencias, factura o cualquier otro documento típico de oficina. 

Seguro que encuentras alguno. Es estadística pura. Según los últimos datos de Eurostat publicados este abril, España está a la cola de los países con empresas de alta intensidad digital. De 28 candidatos, nosotros ocupamos el puesto 22. Eso quiere decir que no estamos aplicando toda la tecnología que necesitamos en nuestras oficinas. No es un buen puesto. 

2- Calcula cuántos árboles estás talando

El futuro es libre de papel. Cada vez somos más verdes y los inversores buscan en verde. ¿Has pensado cuántos árboles se podrían estar talando por no tener una buena gestión documental?

Vamos a ayudarte a calcularlo: 

  • 200.000 folios son una tonelada de papel. 
  • Una tonelada de papel son 24 árboles talados. 
  • Si todas las nóminas de todos los empleados de España (13.448.000) se imprimieran en papel (2 copias por 12 meses), cada año se gastarían solo en eso más de 161 millones de folios. 

En otras palabras: 17,568 árboles, o casi toda la extensión arbórea del Parque del Retiro. 

¿Y si todas las empresas de España imprimieran, además de nóminas, contratos y bajas?

Los contratos ocupan 5 hojas y 2 copias y las bajas tienen una extensión de 3 hojas y 2 copias. Resultado: 77.664 árboles al año. En apenas un lustro consumiríamos casi toda la superficie la Comunidad de Madrid en árboles. El Parque del Retiro se quedaría completamente desierto.  En apenas un lustro consumiríamos la equivalencia a casi toda la superficie de la Comunidad de Madrid en árboles.

3- Y el dinero que estás perdiendo

Si todavía no te parece que necesites una buena gestión documental, tenemos otra noticia que darte: los empleados en España pierden una media de tres horas al día en tareas improductivas como buscar documentación en archivos físicos. 

Y el tiempo es dinero. 

Una compañía de más de 500 empleados podría estar perdiendo hasta 85.000 euros al año en una gestión documental improductiva. ¿Y la tuya? 

Si ese es el caso para una empresa al uso, no hace falta que te digamos hasta donde puede llegar la cifra en el caso de una gestoría, una asesoría o un bufete de abogados, donde los grandes archivos documentales son el pan de cada día y deben conservarse, por ley, un mínimo de seis años dependiendo del tipo de documento y su relevancia. 

En un despacho así se hace imprescindible contar con un buen programa que permita subir a la nube todos y cada uno de los documentos a golpe de un click. 

Para solucionarlo Venzia ha lanzado Seidoc, un software para digitalizar y automatizar documentos administrativos como los que tienes todavía en carpetas y que promete ahorrarte una enorme cantidad de horas de trabajo para que puedas tomarte tranquilamente ese café de buena mañana.

Seidoc te permite: 

  • Digitalizar todo tipo de documentos de oficina, incluyendo nóminas, contratos, facturas, bajas o ausencias
  • Hacer volcados masivos sin límite de espacio, documentos, firmas o invitados
  • Separar automáticamente PDFs, como nóminas o facturas, y distribuirlos. Por ejemplo: si tienes un PDF de 50 nóminas, lee el DNI de cada empleado, genera una carpeta para cada uno y envía un aviso automático para su firma
  • Tener un site propio y privado en el que almacenar el archivo digital, con un administrador e invitados
  • Firmar biométricamente desde el teléfono móvil cualquier documento en óptimas condiciones de seguridad
  • Avisar automáticamente al empleado cada vez que se necesite su acción en algún documento
  • Tener reglas de clasificación pre-configuradas y diseñar otras según las necesidades de tu empresa
  • Editar online contenidos desde Office o Google Docs

4- Piensa en lo que necesitas

Como ya te hemos comentado, la pandemia provocada por el coronavirus ha dejado claro que necesitamos estar presentes al cien por cien en la nube. No hacerlo puede implicar graves consecuencias en el futuro. 

Javier Martínez, CEO de Venzia, lo tiene muy claro: “Ahora mismo, por el distanciamiento entre personas, se pueden perder negocios al no poder firmar un contrato en condiciones de seguridad”.

¿Te has planteado alguna vez cuánto te puede llevar la firma física de un contrato? Revisarlo, imprimirlo, hacer copias, que lo firme el candidato, revisarlo de nuevo, enviarlo a otros departamentos… puede llevarte hasta 3 horas laborales y un gasto de 39 euros por candidato. Suena agotador. 

Seidoc, el software de Venzia, lo acorta a dos pasos muy sencillos. Permite volcar los datos de registro del empleado para generar automáticamente el contrato y enviárselo para que lo firme con el móvil. En menos de 10 minutos, tienes todo listo.

Y también juega un papel documental a la hora de facturar. Según el Ministerio de Industria, las empresas que utilizaron la factura electrónica se ahorraron en 2018 más de 118 millones de euros. La diferencia de gasto entre una factura en papel y una digital es abismal: 3 € frente a 0,12 €. Con Seidoc podrás automatizar todo el proceso para que tenga listas y almacenadas las facturas en menos de 10 minutos. 

5- Apuesta por el futuro

Donde hay digitalización hay eficiencia. Y uno de los primeros pasos en el camino es apostar por una buena gestión documental. Optimizar procesos con programas como Seidoc genera valor de manera continuada. Y no solo eso: permite a ejecutivos y empleados enfocar su tiempo en la oficina hacia otras tareas más importantes.

Ahora mismo Seidoc es Beta cerrada por lo que el precio, con todas las funciones que te hemos contado, ronda entre los 60 y los 80 euros al mes. Una vez concluida esta fase, el precio no pasará de los 120 euros, menos de lo que gastas en papel en una semana.

Recuerda: avanzar hacia una buena gestión digital no es solo romper con el pasado, es seguir existiendo en el futuro. 

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Trabajar con documentos

noviembre 5, 2020 by Cristina Martín

A veces cuando trabajamos en una empresa necesitamos editar documentos entre varios compañeros y surge la necesidad de colaborar y compartirlos: completar un formulario o revisión y adición de comentarios para la revisión de un documento. ¿Cómo podemos hacerlo en Seidoc?

Tres opciones para facilitar la edición:

  1. Configurar Seidoc como carpetas desde tu ordenador y trabajar desde ahí
  2. Edición online de documentos de texto con nuestro Microsoft Office
  3. Edición offline (descargamos, editamos en nuestro ordenador y cargamos una nueva versión)

Veamos una a una las opciones de las que disponemos:

CASO 1: Acceder a Seidoc a través de carpetas. El objetivo de la demostración será montar Seidoc para poder acceder vía carpetas, editar un documento en Microsoft Word y verificar que se encuentra el cambio en Seidoc.

CASO 2: Edición online de documento word. El objetivo será ver cómo funciona la edición online y cómo se genera una nueva versión menor al guardar nuestro cambio.

CASO 3: Edición offline. Aprenderemos a cómo descargamos un documento, editamos y subimos. Al subirlo podremos especificar si se trata de un cambio menor o mayor.

Recuerda que además de estas opciones Seidoc te permite tener un control con las versiones de los documentos y compartir espacios con colegas de dentro y fuera de la empresa.

Archivado en:Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Gestión Documental, Nube, Trabajar con Documentos, Transformación Digital

Control de versiones

septiembre 4, 2020 by Cristina Martín

A menudo nos preguntan cómo Seidoc gestiona las versiones de un documento: Cada vez que algún colega realiza cambios en un documento se guarda una versión, de forma que, un mismo documento puede tener varias versiones según vamos editandolo y trabajando con él.

Además en caso que lo necesitemos podremos descargar, eliminar o restaurar una versión del documento que elijamos fácilmente.

Para explicaros como funciona vamos a retomar el ejemplo de Mike y Cristina colaborando en un espacio compartido:

Nuestro compañero Mike tiene junto con Cristina un espacio para colaborar y tienen un documento en vivo que ambos están editando: Cuando pinchamos en Cargar una nueva versión nos da la opción de guardarlo con versión menor o versión mayor y añadir una breve descripción de nuestro cambio:

De esta forma podremos mantener y recuperar documentos en cualquier momento favoreciendo que la experiencia de colaborar en Seidoc sea intuitiva y sencilla.

Si lo que ves te gusta ¡contáctanos! Estaremos encantados de compartir contigo nuestra experiencia y poder asesorarte 🙂

Archivado en:Compartir, Gestión Documental, Trabajar con documentos Etiquetado con:Automatizar, Buscador, Búsqueda, Clasificación, Distribución, Documentos, Facturas, Nóminas, Transformación Digital

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