Una de las tareas comunes cuando trabajamos es intercambiar documentos con clientes: desde el equipo de Seidoc sabemos que al ser un programa enfocado a autónomos y pymes debemos tener mucho cuidado con la privacidad de los datos de nuestros clientes.
En base a nuestra experiencia, hemos confeccionado un listado con pros y contras sobre lo que debes tener en cuenta a la hora de intercambiar documentos con tus clientes.
- Uso de email. Parece una tontería pero debes tener mucho cuidado.
- ¿Dónde están alojado los servidores? ¿Cumplen la normativa Española y Europea de protección de datos? Recuerda que la información es de tu cliente, no tuya.
- Cuando trabajas con cientos de emails a la semana: la localización a posterior uno en concreto (por no hablar de documentos adjuntos), a veces se vuelve muy complicado.
- Otro riesgo es la posible pérdida de referencias en cuanto a tomas de decisiones: ¿Quién a aprobado qué y cuándo?
- Aplicaciones gratuitas. Partiendo de la base de que nada es gratuito y todo tiene un coste, si te permiten alojar documentos que contienen información privada ¿cómo te aseguras que no lo utilicen para otras cosas? ¿cómo te aseguras que no habrá personas o entidades externas que accedan a esa información? Mucho cuidado con este tipo de aplicaciones: asegurate leer las condiciones legales de dicho servicio para evitar futuros problemas.
- Enlaces de descarga. Hay muchas apps que te permiten alojar un documento, te genera un link con el que puedes facilitarle a tu cliente dicho documento. Si decides utilizar este tipo de servicio:
- Como ya hemos advertido con anterioridad: leer las condiciones legales.
- Si puede ser, mejor especificando fecha de caducidad a dicho enlace. Así te aseguras que pasado un tiempo, nadie más verá dicho archivo.
- Siempre comprueba que sea con conexión segura (https), así evitaremos problemas mayores.
- ¿Compartir carpetas desde tu ordenador? Si pero mucho cuidado:
- Si entra un virus, te expones a que toda la información se vea comprometida (se transmite a través de dichas carpetas).
Para evitar sustos innecesarios te recomendamos siempre utilizar una aplicación que cubra lo que necesites pero también que garantice la privacidad de los datos de tu cliente.
Seidoc te propone dos formas sencillas para compartir tus documentos de forma segura con tus clientes:
Si te gusta lo que ves, ¡no lo dudes y apúntate ya! Más info: https://seidoc.es/
