Seidoc

Documentos en la nube

Automatizar

Gestión documental

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Dónde. Están. Los. Papeles. 

Si estas cuatro palabras te resultan familiares, tenemos una mala noticia: tu empresa no tiene una buena gestión documental. 

Piénsalo bien. 

¿Cuántas veces has perdido el norte buscando esa factura rebelde? 

¿Cuántos cafés habrías podido tomarte si hubieras dejado bien localizada esa carpeta?

Guardas tus fotos en el móvil. Usas Google Docs. Recibes tus facturas de luz por correo. Pero en la oficina sigues almacenando en papel un montón de documentos que, además, suelen ser bastante importantes. 

Tras la pandemia, el futuro será aún más digital y tú no puedes quedarte atrás. Te contamos en cinco sencillos pasos cómo ahorrar tiempo y dinero en gestión documental. 

1- Echa un vistazo a todos tus papeles

Date un paseo por el archivo y piensa qué es lo que más sueles imprimir. Pueden ser nóminas, contratos, bajas, ausencias, factura o cualquier otro documento típico de oficina. 

Seguro que encuentras alguno. Es estadística pura. Según los últimos datos de Eurostat publicados este abril, España está a la cola de los países con empresas de alta intensidad digital. De 28 candidatos, nosotros ocupamos el puesto 22. Eso quiere decir que no estamos aplicando toda la tecnología que necesitamos en nuestras oficinas. No es un buen puesto. 

2- Calcula cuántos árboles estás talando

El futuro es libre de papel. Cada vez somos más verdes y los inversores buscan en verde. ¿Has pensado cuántos árboles se podrían estar talando por no tener una buena gestión documental?

Vamos a ayudarte a calcularlo: 

  • 200.000 folios son una tonelada de papel. 
  • Una tonelada de papel son 24 árboles talados. 
  • Si todas las nóminas de todos los empleados de España (13.448.000) se imprimieran en papel (2 copias por 12 meses), cada año se gastarían solo en eso más de 161 millones de folios. 

En otras palabras: 17,568 árboles, o casi toda la extensión arbórea del Parque del Retiro. 

¿Y si todas las empresas de España imprimieran, además de nóminas, contratos y bajas?

Los contratos ocupan 5 hojas y 2 copias y las bajas tienen una extensión de 3 hojas y 2 copias. Resultado: 77.664 árboles al año. En apenas un lustro consumiríamos casi toda la superficie la Comunidad de Madrid en árboles. El Parque del Retiro se quedaría completamente desierto.  En apenas un lustro consumiríamos la equivalencia a casi toda la superficie de la Comunidad de Madrid en árboles.

3- Y el dinero que estás perdiendo

Si todavía no te parece que necesites una buena gestión documental, tenemos otra noticia que darte: los empleados en España pierden una media de tres horas al día en tareas improductivas como buscar documentación en archivos físicos. 

Y el tiempo es dinero. 

Una compañía de más de 500 empleados podría estar perdiendo hasta 85.000 euros al año en una gestión documental improductiva. ¿Y la tuya? 

Si ese es el caso para una empresa al uso, no hace falta que te digamos hasta donde puede llegar la cifra en el caso de una gestoría, una asesoría o un bufete de abogados, donde los grandes archivos documentales son el pan de cada día y deben conservarse, por ley, un mínimo de seis años dependiendo del tipo de documento y su relevancia. 

En un despacho así se hace imprescindible contar con un buen programa que permita subir a la nube todos y cada uno de los documentos a golpe de un click. 

Para solucionarlo Venzia ha lanzado Seidoc, un software para digitalizar y automatizar documentos administrativos como los que tienes todavía en carpetas y que promete ahorrarte una enorme cantidad de horas de trabajo para que puedas tomarte tranquilamente ese café de buena mañana.

Seidoc te permite: 

  • Digitalizar todo tipo de documentos de oficina, incluyendo nóminas, contratos, facturas, bajas o ausencias
  • Hacer volcados masivos sin límite de espacio, documentos, firmas o invitados
  • Separar automáticamente PDFs, como nóminas o facturas, y distribuirlos. Por ejemplo: si tienes un PDF de 50 nóminas, lee el DNI de cada empleado, genera una carpeta para cada uno y envía un aviso automático para su firma
  • Tener un site propio y privado en el que almacenar el archivo digital, con un administrador e invitados
  • Firmar biométricamente desde el teléfono móvil cualquier documento en óptimas condiciones de seguridad
  • Avisar automáticamente al empleado cada vez que se necesite su acción en algún documento
  • Tener reglas de clasificación pre-configuradas y diseñar otras según las necesidades de tu empresa
  • Editar online contenidos desde Office o Google Docs

4- Piensa en lo que necesitas

Como ya te hemos comentado, la pandemia provocada por el coronavirus ha dejado claro que necesitamos estar presentes al cien por cien en la nube. No hacerlo puede implicar graves consecuencias en el futuro. 

Javier Martínez, CEO de Venzia, lo tiene muy claro: “Ahora mismo, por el distanciamiento entre personas, se pueden perder negocios al no poder firmar un contrato en condiciones de seguridad”.

¿Te has planteado alguna vez cuánto te puede llevar la firma física de un contrato? Revisarlo, imprimirlo, hacer copias, que lo firme el candidato, revisarlo de nuevo, enviarlo a otros departamentos… puede llevarte hasta 3 horas laborales y un gasto de 39 euros por candidato. Suena agotador. 

Seidoc, el software de Venzia, lo acorta a dos pasos muy sencillos. Permite volcar los datos de registro del empleado para generar automáticamente el contrato y enviárselo para que lo firme con el móvil. En menos de 10 minutos, tienes todo listo.

Y también juega un papel documental a la hora de facturar. Según el Ministerio de Industria, las empresas que utilizaron la factura electrónica se ahorraron en 2018 más de 118 millones de euros. La diferencia de gasto entre una factura en papel y una digital es abismal: 3 € frente a 0,12 €. Con Seidoc podrás automatizar todo el proceso para que tenga listas y almacenadas las facturas en menos de 10 minutos. 

5- Apuesta por el futuro

Donde hay digitalización hay eficiencia. Y uno de los primeros pasos en el camino es apostar por una buena gestión documental. Optimizar procesos con programas como Seidoc genera valor de manera continuada. Y no solo eso: permite a ejecutivos y empleados enfocar su tiempo en la oficina hacia otras tareas más importantes.

Ahora mismo Seidoc es Beta cerrada por lo que el precio, con todas las funciones que te hemos contado, ronda entre los 60 y los 80 euros al mes. Una vez concluida esta fase, el precio no pasará de los 120 euros, menos de lo que gastas en papel en una semana.

Recuerda: avanzar hacia una buena gestión digital no es solo romper con el pasado, es seguir existiendo en el futuro. 

Búsquedas en Seidoc

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Uno de los problemas que nos encontramos nuestro día a dia cuando trabajamos con programas como Google Drive es que no podemos buscar por el contenido de documentos. Forzandonos a tener en el nombre de los documentos el dato por el que lo queremos buscar. Una de las capacidades más útiles que nos ofrece Seidoc es que a la hora de subir un documento o factura nos permite buscar por su contenido nada más subirlo.

Veamos un ejemplo:

  • Abrimos un documento word y añadimos un termino poco común
  • Subimos dicho documento a nuestra unidad
  • Seremos capaces de buscar por esa palabra y Seidoc nos mostrará ese resultado

Aquí tenéis el resultado:

¿Por qué datos podemos «refinar» nuestra búsqueda?

Cuando Seidoc nos da un listado de resultados a mano izquierda nos da varias opciones para filtrar. Veamos en acción la búsqueda:

De esta forma podremos almacenar los documentos que queramos en la estrucutra que más nos convenga y siempre estará disponible para buscarlos.

Si lo que ves te gusta ¡contáctanos! Estaremos encantados de compartir contigo nuestra experiencia y poder asesorarte 🙂

Conociendo Seidoc

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Para los que hayáis encontrado este post por casualidad o aquellas personas curiosas por saber qué es Seidoc o cómo funciona os adelantamos que el objetivo de este producto es aumentar la productividad del individuo a través del bienestar del mismo, busca el balance entre la felicidad personal y el desarrollo laboral: creemos que la clave para encontrar ese punto medio es haciendo más sencillo tu trabajo diario. De ahí al origen y filosofía principal de Seidoc. Os explicamos.

Origen y principios

El nombre de Seidoc nace de la metodología japonesa de las 5S cuyo objetivo es reducir gasto de tiempo, energía, riesgos de accidentes y mejorar las condiciones de trabajo, la moral del personal, calidad de producción y seguridad en el trabajo. Para alcanzar estos objetivos la metodología se compone de 5 etapas:

  1. Seiri – Clasificación: Separar elementos innecesarios.
  2. Seiton – Orden: Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
  3. Seiso – Limpieza: Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.
  4. Seiketsu – Estandarización: Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden (señalizar y repetir) Establecer normas y procedimientos.
  5. Shitsuke – Disciplina: Seguir mejorando.

Seidoc nace de la combinación de la palabra Seiton (órden) y de documentación. Así de esta forma se unen dos conceptos en una sola palabra y cuyo significado es conciso y claro: pon orden en tus documentos, utiliza Seidoc.

¿Qué es Seidoc?

Es un sitio en la nube orientado a pymes o autónomos que permite automatizar y gestionar los expedientes o documentos administrativos de forma eficiente. Tres facilidades para alcanzar este objetivo:

  1. Auto ordenación de documentos y distribución automática en carpetas según necesidades
  2. Firmar documentos sin gastar papel (¡ecofriendly!), desde dónde queramos: Móvil, tablet, pc, en el sofá de casa, trabajo, en la playa, etc.
  3. Espacios compartidos con quien queramos tanto de dentro como de fuera de nuestra empresa en el momento que deseemos, teniendo en nuestra mano la posibilidad de cerrar o abrir ese acceso cuando lo necesitemos

Combinando estas opciones tendremos cubierto el trabajo diario ayudando a facilitar la realización de los trámites diarios.

¿Cómo ahorramos tiempo?

Ayudamos a simplificar tu día a día:

  • Arrastra archivos en una carpeta y que se cree una estructura de carpetas donde se ordenen, por ejemplo, por el dni de los clientes
  • Encuentra los documentos por el texto que quieras (titulo, descripción o contenido de los mismos)
  • Dale acceso al cliente a un espacio para compartir arrastrando la documentación necesaria o haciendo fotos desde el móvil directamente
  • Manda a los usuarios firmar aquellos documentos que requieras con un solo click

¡Hazlo simple y sencillo!

Seidoc te ayuda a optimizar tu tiempo a la par que ayudas al medio ambiente reduciendo a cero el consumo de papel en tu empresa.

Carácteristicas de un vistazo:

Si te gusta lo que lees y quieres saber más, no dudes en solicitar una demo gratuita y acceso para probarlo sin coste alguno ni compromiso.

Clasificación y búsqueda

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¿A quién no le ha ocurrido alguna vez que le han encomendado la tediosa tarea de subir un montón de facturas de proveedores e ir, una a una, completando, formulario tras formulario, datos y más datos para poder localizarlas después? Porque, claro, si no se introducen esos datos, después no hay forma de encontrarlas.

Pongamos que hacemos este proceso a mano en nuestro programa habitual, rellenando los datos de «Nombre», «Título» y «Descripción». En el nombre vamos a especificar el nombre del proveedor más un número de factura. El título y descripción, según necesitemos buscar por ese contenido. Así que tardamos una media de dos minutos cada una (le damos a editar, completamos los datos y salvamos). Pongamos por un momento que tenemos 30 facturas, por 2 minutos cada una son 60 minutos.

Una hora de trabajo invertido así, en el año 2020, es MUCHÍSIMO TIEMPO.

Vamos a ser aún más concretos todavía. Típico ticket de gasolina del coche de empresa que te sueltan sobre la mesa y que evidentemente tienes que contabilizarlo y justificarlo.

Con Seidoc es tan rápido como subir una foto y automáticamente extrae sus datos y podemos buscarlo:

  • Accedemos a nuestro espacio en Seidoc
  • Nos dirigimos a la carpeta donde queremos subir el ticket de gasolina
  • Presionamos en Nuevo > Cargar fichero > Hacer foto o grabar video
  • Hacemos la foto
  • Se sube automáticamente en el espacio en el que estamos
  • Podemos buscar por el importe, por ejemplo
  • Observamos cómo está almacenado todo el contenido del ticket en sus propiedades

Gracias a la clasificación al subir un documento automáticamente reconoce el tipo de archivo y extrae todo su contenido. Además, combinando la distribución, podremos indicarle si queremos que se distribuya los tickets en carpetas segun criterior que necesitemos. Si quieres saber más información al respecto contáctanos y te responderemos lo antes posible 😉

Firma digital biométrica

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En este articulo os queremos presentar otro de los pilares de Seidoc: La firma digital. En este artículo veremos cómo funciona y qué beneficios aporta en nuestro día a día.

Seguro que alguna vez habéis tenido que firmar una nómina, o quizás ante notario una compra de vivienda o simplemente firmar un acuerdo entre dos personas para un contrato de alquiler. Ya solo con leer estas frases nos viene a la cabeza lo tedioso que puede llegar a ser: Quedar con la otra parte para firmar, arreglar papeles, preparar requisitos, fotocopiar documentos que te exigen, etc. Y eso sin tener en cuenta lo que cuesta (tiempo y dinero).

Estamos en 2020, algo bueno tenía que tener.

¿Cómo funciona?

Para ilustrar este punto vamos a partir de un contrato de alquiler entre Ramón Pérez, arrendatario y futuro inquilino, y Lara Rodriguez, arrendadora y propietaria.

  1. Desde la inmobiliaria que va a llevar a cabo la gestión, se inicia con Seidoc la petición de firma sobre el documento que deseemos firmar. En este caso un Contrato de alquiler.
  2. Introducimos el nombre y los apellidos de la persona que va a firmar y su email. Además tendremos la opción de añadir un email para que reciba una copia del proceso.
  3. Al presionar siguiente escribimos el asunto y lo que queremos explicarle a la persona en el email que se va a enviar.
  4. Por último, situamos la rúbrica en el lugar apropiado y le damos procedemos a enviar el correo con todo lo necesario.
  5. Lara recibe un correo para que revise el borrador y firme desde su móvil.
  6. Una vez se complete este paso, Luis recibe un correo para que revise los datos y firme desde su tablet.
  7. Una vez hayan firmado ambas partes, cada una recibe un email con la copia del contrato firmado y el documento que acredita su legalidad.
  8. En AQuA, por parte de la inmobiliaria, quedará también almacenada una copia del contrato final con las dos firmas y todos sus datos para que podamos encontrarlo facilmente en caso que sea necesario rescatarlo.

¿Qué beneficios obtenemos?

  • Ahorro de tiempo: Firma cuando quieras, donde quieras y en cualquier dispositivo (móvil, tablet o pc).
  • Reducción de uso de papel a cero: Tu empresa será eco friendly.
  • Bajo coste de la firma nos permite un ahorro cuantitativo con respecto al proceso original.

Para los que estéis leyendo este artículo: ¿No os suena bien? Si queréis saber más, no dudéis en contactar ¡Estaremos encantados de atender vuestro caso y compartir nuestra experiencia!

Gestión de nóminas

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Como ya os hemos ido adelantando en nuestros artículos previos, uno de los pilares de Seidoc es la autoclasificación. En este post veremos un caso relacionado con las nóminas de una empresa y os explicaremos cómo funciona.

Imaginad que pertenecéis al equipo de recursos humanos de una empresa y que, mes a mes, tenéis que almacenar y/o enviar la nómina a cada uno de sus empleados con el objetivo de recibirla firmada por su parte, el cual tendrá que descargar, imprimir, escanear y adjuntar como respuesta con su firma. 

Seidoc permite simplificar este proceso al máximo : Arrastra uno o varios PDFs al Inbox y, antes del tiempo de levantarte de la silla, todo estará en su sitio, asignado a la persona correspondiente quien podrá llevar a cabo el proceso de firma desde su móvil, tablet o PC. 

Veamos en detalle cómo funciona:

  • La primera vez que lo vayamos a utilizar tenemos que especificar cómo queremos que se clasifique. En nuestro caso le diremos que, de cada nómina que vaya a procesar, extraiga los datos de DNI, fecha de la nómina y año (personalizable).
  • Con estos datos se creará en Seidoc la siguiente estructura de carpetas: Nominas > AÑO > MES > DNI del empleado (personalizable). Así cuando se procese, por ejemplo una nómina de enero del presente año del empleado cuyo DNI es 12345678A, se generará la estructura de carpetas necesarias y se colocará ahí la nómina en cuestión: 2020 > 01 > 12345678A > Nomina_Enero_2020.pdf
  • En AQuA tendremos disponible una carpeta llamada INBOX donde ocurrirá la magia.
  • Podremos arrastrar todos los archivos individuales de nóminas a la carpeta INBOX o incluso un único archivo con un grupo de nóminas que luego Seidoc procesa para su distribución.

Clasificador en acción

Caso 1: Recursos humanos tiene un único archivo pdf con 30 nóminas

  1. Arrastramos el archivo PDF a una carpeta.
  2. Se clasifican según los criterios que deseemos

(Behind the scenes)

  1. Se separan las nóminas automáticamente.
  2. Se lee el contenido de cada una y se almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
  3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
  4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Caso 2: Recursos humanos tiene una carpeta con 30 nóminas individuales

¿Qué vemos?

  1. Seleccionamos todos las nóminas de los empleados.

(Behind the scenes)

  1. Arrastramos el conjunto a una carpeta dentro de AQuA.
  2. Se lee el contenido de cada una y lo almacena en los datos de la nómina (esto hará que la información esté disponible además de hacerlo «buscable»).
  3. Con los datos leídos de cada una, se crea la estructura de carpetas.
  4. Se coloca de forma individual cada nóminas en su carpeta.

Juntos es mejor: Exprimiendo el autoclasificador de AQuA

Veamos ahora otros casos de uso y posibilidades que tenemos a la hora de trabajar con AQuA:

  • Autoclasificador combinado con los espacios compartidos: Para que uno o varios proveedores nos faciliten sus facturas. Además del INBOX como entrada de archivos, podremos configurar otros puntos por ejemplo combinándolo con un espacio compartido para que un colaborador externo nos suba facturas y se clasifique de forma automática.
  • Autoclasificador combinado con firma digital: Siguiendo con el ejemplo de las nóminas, a Seidoc podemos decirle que, una vez clasificado por cada emepleado, busque el usuario, por ejemplo, por su DNI, que recupere su email y que le envíe su nómina para que la firme. En todo este proceso, por supuesto, el responsable de recursos humanos estaría al tanto mediante notificaciones y alertas.
  • Trabajando con carpetas Windows Style: ¿Acostumbrado a trabajar con carpetas en tu ordenador? Con Seidoc también puedes:

Además os recordamos que Seidoc se puede configurar para que cumpla tanto normativas ISO como la europea RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Si queréis saber más en detalle, no dudéis en contactar con nosotros. ¡Estaremos encantados de atender vuestro caso y compartir nuestra experiencia!