Seidoc

Documentos en la nube

Trabajar con Documentos

Compartir carpetas sensibles

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¿Tus colaboradores tienen acceso a más contenido del que necesitan?

Lo habitual es que tu administrador decida qué carpetas del sistema puede ver en red un empleado o colaborador.

También es normal que se dé acceso a más cosas de las necesarias.

Y esto tiene dos problemas:

– Falta de eficiencia. Porque tus empleados tienen que navegar entre un sinfín de carpetas irrelevantes para ellos.

– Brecha de seguridad. Porque, al todo lo que cuelga de un directorio, un colaborador externo puede acceder a información sensible que no quieres que conozca.

¿Cómo evitar estos problemas de seguridad y eficiencia?

Con Seidoc puedes crear espacios compartidos donde cada miembro del equipo ve únicamente lo que tú quieres que vea.

Compartiendo carpetas y ficheros con quien lo necesites, sea entre departamentos de tu empresa o un colaborador externo.

Sin brechas de seguridad. Sin accesos a información sensible. Sin búsquedas infinitas hasta dar con el documento que buscas.

Si quieres saber más sobre cómo puedes optimizar tus #ProcesosDocumentales de tu empresa no lo dudes y contáctanos.

Estaremos encantado de poder ayudarte.

Trabajar con documentos

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A veces cuando trabajamos en una empresa necesitamos editar documentos entre varios compañeros y surge la necesidad de colaborar y compartirlos: completar un formulario o revisión y adición de comentarios para la revisión de un documento. ¿Cómo podemos hacerlo en Seidoc?

Tres opciones para facilitar la edición:

  1. Configurar Seidoc como carpetas desde tu ordenador y trabajar desde ahí
  2. Edición online de documentos de texto con nuestro Microsoft Office
  3. Edición offline (descargamos, editamos en nuestro ordenador y cargamos una nueva versión)

Veamos una a una las opciones de las que disponemos:

CASO 1: Acceder a Seidoc a través de carpetas. El objetivo de la demostración será montar Seidoc para poder acceder vía carpetas, editar un documento en Microsoft Word y verificar que se encuentra el cambio en Seidoc.

CASO 2: Edición online de documento word. El objetivo será ver cómo funciona la edición online y cómo se genera una nueva versión menor al guardar nuestro cambio.

CASO 3: Edición offline. Aprenderemos a cómo descargamos un documento, editamos y subimos. Al subirlo podremos especificar si se trata de un cambio menor o mayor.

Recuerda que además de estas opciones Seidoc te permite tener un control con las versiones de los documentos y compartir espacios con colegas de dentro y fuera de la empresa.

Conociendo Seidoc

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Para los que hayáis encontrado este post por casualidad o aquellas personas curiosas por saber qué es Seidoc o cómo funciona os adelantamos que el objetivo de este producto es aumentar la productividad del individuo a través del bienestar del mismo, busca el balance entre la felicidad personal y el desarrollo laboral: creemos que la clave para encontrar ese punto medio es haciendo más sencillo tu trabajo diario. De ahí al origen y filosofía principal de Seidoc. Os explicamos.

Origen y principios

El nombre de Seidoc nace de la metodología japonesa de las 5S cuyo objetivo es reducir gasto de tiempo, energía, riesgos de accidentes y mejorar las condiciones de trabajo, la moral del personal, calidad de producción y seguridad en el trabajo. Para alcanzar estos objetivos la metodología se compone de 5 etapas:

  1. Seiri – Clasificación: Separar elementos innecesarios.
  2. Seiton – Orden: Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
  3. Seiso – Limpieza: Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.
  4. Seiketsu – Estandarización: Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden (señalizar y repetir) Establecer normas y procedimientos.
  5. Shitsuke – Disciplina: Seguir mejorando.

Seidoc nace de la combinación de la palabra Seiton (órden) y de documentación. Así de esta forma se unen dos conceptos en una sola palabra y cuyo significado es conciso y claro: pon orden en tus documentos, utiliza Seidoc.

¿Qué es Seidoc?

Es un sitio en la nube orientado a pymes o autónomos que permite automatizar y gestionar los expedientes o documentos administrativos de forma eficiente. Tres facilidades para alcanzar este objetivo:

  1. Auto ordenación de documentos y distribución automática en carpetas según necesidades
  2. Firmar documentos sin gastar papel (¡ecofriendly!), desde dónde queramos: Móvil, tablet, pc, en el sofá de casa, trabajo, en la playa, etc.
  3. Espacios compartidos con quien queramos tanto de dentro como de fuera de nuestra empresa en el momento que deseemos, teniendo en nuestra mano la posibilidad de cerrar o abrir ese acceso cuando lo necesitemos

Combinando estas opciones tendremos cubierto el trabajo diario ayudando a facilitar la realización de los trámites diarios.

¿Cómo ahorramos tiempo?

Ayudamos a simplificar tu día a día:

  • Arrastra archivos en una carpeta y que se cree una estructura de carpetas donde se ordenen, por ejemplo, por el dni de los clientes
  • Encuentra los documentos por el texto que quieras (titulo, descripción o contenido de los mismos)
  • Dale acceso al cliente a un espacio para compartir arrastrando la documentación necesaria o haciendo fotos desde el móvil directamente
  • Manda a los usuarios firmar aquellos documentos que requieras con un solo click

¡Hazlo simple y sencillo!

Seidoc te ayuda a optimizar tu tiempo a la par que ayudas al medio ambiente reduciendo a cero el consumo de papel en tu empresa.

Carácteristicas de un vistazo:

Si te gusta lo que lees y quieres saber más, no dudes en solicitar una demo gratuita y acceso para probarlo sin coste alguno ni compromiso.